Zakres zadań audytu wewnętrznego

Każdy audyt wewnętrzny to bardzo złożony proces, który wymaga czasu. Jego głównym celem jest utrzymanie funkcjonowania przedsiębiorstwa na jak najwyższym poziomie oraz kontrolowanie jego kondycji – zwłaszcza finansowej.

Wśród zadań audytu wewnętrznego jest zapewnienie o obiektywnej ocenie, która pozwoli następnie na wniesienie nowego spojrzenia na sytuację wewnątrz. Równie ważny jest charakter doradczy, wspierający usprawnienie działania przedsiębiorstwa i optymalizację działań. Poprawa efektywności wiąże się także z zabezpieczeniem przed niewłaściwym, szkodliwym prowadzeniu działań w firmie.

Widząc jak istotne znaczenie ma regularne wykonywanie audytu wewnętrznego, sprawdźmy zasady, które towarzyszą profesjonalnemu i prawidłowemu przeprowadzeniu go.

Rola audytora wewnętrznego

Z założenia audyt wewnętrzny jest działaniem przede wszystkim o charakterze doradczym. Możemy go spotkać zarówno w większych i średnich przedsiębiorstwach, jak i w jednostkach samorządu terytorialnego. Praktyczny wymiar audytu pozwala na wykorzystanie go, jako narzędzia służącego do monitorowania wraz z oceną. Pozwalają one na usprawnienie działań, zarządzanie ryzykiem oraz wsparcie kierownictwa w podejmowaniu decyzji zarządczych.

Już na pierwszy rzut oka widać jak ważną rolę pełni audyt wewnętrzny. Osoby uprawnione do przeprowadzenia go muszą przejść wcześniej kurs audytora wewnętrznego. Dzięki temu posiądą niezbędną wiedzę, którą mogą następnie wykorzystać, jako pracownik danej firmy lub też na jej zlecenie. Często rola audytorów jest niedoceniana, jednakże warto podkreślić, że są to osoby, które zaznajomione są z bieżącą sytuacją prawną.

Muszą bowiem stale obserwować dynamicznie zmieniające się regulacje i normy. Wiedza ta pozwala na pełnienie roli doradczej oraz edukacyjnej (np. w postaci szkoleń). Tym samym mają wpływ na optymalizację działań wewnątrz jednostki. Dodatkowo ma za zadanie zdiagnozowanie obszarów wymagających usprawnienia, wskazać kierunki korekty, a także rozpoznaje ewentualne ryzyka.

Zakres zadań obejmujących audyt wewnętrzny

Znając podłoże teoretyczne możemy zająć się omówieniem praktycznych form obowiązujących podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego. Możemy spotkać się z głównymi grupami, które wyszczególniamy ze względu na obszar działania oraz cel:

• audyt finansowy (skoncentrowany na finansach oraz zgodności z obowiązującymi normami w zakresie rachunkowości wraz z transakcjami i procedurami),
• audyt operacyjny (skoncentrowany na sprawdzeniu wydajności, skuteczności i oszczędności w osiąganiu celów operacyjnych).

Według obowiązującej normy audyt wewnętrzny przeprowadzany jest przede wszystkim regularnie, jako część rozpisanego planu całorocznego. W takiej sytuacji uznawany jest on za rutynowe działanie, za które odpowiedzialny jest certyfikowany audytor wewnętrzny.

Obowiązują również szczególne przypadki, kiedy występuje konieczność przeprowadzenia audytu. Ma on miejsce w następujących przypadkach:

• wdrożenie nowego procesu/produktu, co wiąże się z koniecznością optymalizacji istniejących dotychczas procesów;
• otrzymania niedostatecznego wyniku po zakończonym audycie, kiedy to zasygnalizowano o konieczności powtórzenia go po upływie danego czasu;
• pojawienia się problemów z bezpieczeństwem środowiska pracy, naturalnego lub samej jakości produktu.

Każdy z przeprowadzanych audytów wewnętrznych posiada jednolitą strukturę procesów, których kolejne wykonanie zapewnia o prawidłowym przebiegu. Pierwszą kwestią jest ustalenie daty, szczegółowego przebiegu, wyznaczenie obszarów oraz osób powiązanych z nimi, za co odpowiedzialny jest audytor wiodący.

Następnie można przejść do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, który to polega w głównej mierze na ocenie wybranego zakresu wraz z wyszczególnieniem niezgodności (np. potencjał do poprawy, skorygowania, niespełnienia wymagań względem całego audytu).

W celu obiektywnego i wiarygodnego wykonania oceny podczas audytu badana jest pełna dokumentacja i oraz jej zgodność z normami. Równie ważne są wywiady z kierownictwem oraz personelem, które dodatkowo wspierane są z obserwacją środowiska pracy wraz ze stosowaną metodyką.

Podczas prowadzenia tychże procesów warto zadbać o regularne spotkania z kierownictwem jednostki zlecającej. Podczas nich wskazane jest informowanie o efektach dotychczasowej pracy. Pozwoli to podkreślić istotę i złożoność wykonywanej pracy audytora wewnętrznego.

Po zakończonym audycie należy sporządzić raport, który następnie rozsyłany jest do uczestników audytów. Odpowiedzialni są za to kolejno audytor wiodący wraz ze wspomagającym oraz sam wiodący. W sprawozdaniu oprócz wyników należy zamieścić zdefiniowane wcześniej działania niezgodne wraz z propozycjami skorygowania ich. Poprawę wyznaczonych błędów należy wdrożyć w ciągu 10 dni roboczych.